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1)      RICHTLINIE 

Seit 2. Juli 2023 gilt in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Rechtsverstöße erlangt haben, erhalten mittels des HinSchG die Möglichkeit, darauf hinzuweisen.

Zur Umsetzung des HinSchG haben wir ein Meldesystem, einen internen Meldekanal nach § 16 Absatz 1 HinSchG eingerichtet. Dies gibt uns die Chance, frühzeitig auf etwaige Gesetzesverstöße (Straftaten und Ordnungswidrigkeiten) zu reagieren und diese abzustellen. Darüber hinaus trägt es maßgeblich zu einer offenen Unternehmenskultur bei, in der unsere sozialen Werte transparent gelebt werden können.

Hierfür kooperiert die AWO mit Ratisbona Compliance GmbH, die uns, der AWO, und dem/der Hinweisgeber*in als vertrauenswürdige Partnerin und mit sachkundiger Expertise zur Seite steht. Diese nimmt die eingehenden Hinweise entgegen, informiert den/die Hinweisgeber*in über den Eingang der Meldung, bewertet den Hinweis aus rechtlicher Perspektive, leitet entsprechende Maßnahmen ein und informiert den/die Hinweisgeber*in spätestens drei Monate nach Hinweisabgabe über die ergriffenen Maßnahmen.

2)      SCHAUBILD HINWEISGEBERSYSTEM

3)      ANWENDUNGSBEREICH

a)    Diese Richtlinie beschreibt die Vorgehensweise bei Meldung von bestätigten oder vermuteten Missständen oder Fehlverhalten, wie zum Beispiel bei Diskriminierung, bei Sexismus und bei Ähnlichem.

b)    Sie gilt für alle Mitarbeiter*innen (auch für Zeitarbeiter*innen), Kund*innen, Lieferant*innen und alle, die ein Interesse am Wohlergehen der AWO haben.

c)     Meldungen können insbesondere bei Vorfällen in folgenden AWO-Unternehmen abgegeben werden: 

AWO Ortsverein Fellbach e.V.
Gerhart-Hauptmann-Str. 17

70734 Fellbach

4)      KENNTNIS ODER BEGRÜNDETER VERDACHT EINES MISSSTANDS 

a)       Wir möchten jede*n zu einer Meldung ermutigen, die/der Kenntnis oder einen begründeten Verdacht hinsichtlich eines maßgeblichen Fehlverhaltens / Missstands hat. Regel- und Rechtsverstöße, die beispielsweise gemeldet werden können, sind

•   Straftaten, aus dem wirtschaftlichen Bereich: Korruption, Betrug, Untreue,
• Straftaten aus den Bereichen Arbeitsschutz, Datenschutz, Persönlichkeitsrechte (z.B. sexuelle Übergriffe, Diskriminierung),
• arbeitsrechtliche Pflichtverletzungen, die zu einer fristlosen Kündigung führen könnten,
• persönliche Verfehlungen oder
• Verhaltensweisen, die im Widerspruch zu dem AWO Governance-Kodex stehen (Verfolgung von persönlichen Interessen, Verhalten entgegen dem Interesse der AWO, illoyales Verhalten oder Interessenkonflikte).

b)      Wir ermutigen jeden, solche Sachverhalte auch auf den bekannten und etablierten Berichtswegen zu melden. Sachverhalte können (beispielhaft) gemeldet werden an

• die Personalabteilung
• den/die Vorgesetzte*n
• den Betriebsrat (soweit vorhanden)
• die Geschäftsführung 

c)     Sollten all diese Berichtswege für Ihre Meldung nicht in Betracht kommen, steht Ihnen zur Abgabe einer Meldung das Hinweisgebersystem offen. Ratisbona Compliance betreibt das Hinweisgebersystem rechtlich unabhängig und technisch getrennt von den Systemen der AWO. Im Hinweisgebersystem eingehende Meldungen erfolgen direkt an Ratisbona Compliance. Meldungen können digital über die Meldeplattform abgegeben werden sowie telefonisch oder persönlich erfolgen.

5)      VORSÄTZLICHE FALSCHMELDUNGEN 

Vorsätzliche Falschmeldungen werden als Regel- und Rechtsverstöße gewertet und dementsprechend behandelt. Sie können zu arbeitsrechtlichen oder anderen disziplinarischen Maßnahmen und/oder auch Strafverfolgung führen.

6)      HANDHABUNG EINGEHENDER MELDUNGEN, ANONYME KOMMUNIKATION 

a)       Durch dieses Hinweisgebersystem ist eine anonyme Kommunikation mit den Hinweisgebenden möglich und bei Bedarf sichergestellt. Nach Eingang einer Meldung über behauptetes Fehlverhalten oder betrügerisches Verhalten wird der Sachverhalt anhand der enthaltenen Informationen einer ersten Prüfung unterzogen.

b)     Eingehende Meldungen werden fristgemäß geprüft und bearbeitet.

c)     Rückfragen an die Hinweisgebenden zur weiteren Beurteilung des Sachverhaltes unter Wahrung der Anonymität sind möglich.

d)     Ausgehend von dieser ersten Prüfung bestimmt sich der weitere Weg zum Umgang mit dem Sachverhalt. Je nach Schwere des Vorwurfs, betroffenem Personenkreis und Rechtsgebiet erfolgt eine Übergabe der Meldung an die verantwortliche Stelle der AWO. Dabei ist sichergestellt, dass die Übergabe nicht an eine Person erfolgt, die selbst von dem Sachverhalt betroffen ist. (Verantwortliche Stellen können (beispielhaft) sein, der/die Geschäftsführer*in, der/die Vorsitzende*r des Vereinsvorstands, der/die Vorsitzende des Präsidiums des AWO Bundesverbands). Bei der weiteren Prüfung des Missstands können externe Sachverständige hinzugezogen werden. Es kann zu einer Anzeigepflicht bei hinreichendem Verdacht einer Straftat kommen. Alle gemeldeten Fälle werden untersucht und hinreichend dokumentiert abgeschlossen.

e)      Von Führungskräften und Vorgesetzten auf allen Hierarchieebenen erwartet die AWO, solche Meldungen ernst zu nehmen, sie streng vertraulich zu behandeln und mit den entsprechenden Vorgaben und erforderlichen Maßnahmen zeitnah aufzuklären, um den Missstand zu beseitigen.

7)      KEINE WEITERVERFOLGUNG EINER MELDUNG 

Das Ergebnis einer Meldungsprüfung kann sein, dass eine Meldung nicht weiterverfolgt wird, zum Beispiel wenn

a)     nur unzureichende Informationen für eine adäquate Untersuchung zur Verfügung stehen und auch keine Möglichkeit besteht, weitere Informationen zu erhalten;

b)     die Meldung nachgewiesenermaßen eine Falschmeldung ist.

8)      BERICHTERSTATTUNG 

Für alle untersuchten Fälle wird ein detaillierter Bericht erstellt.

9)      SCHUTZ UND RECHTE DES MELDENDEN 

a)       Die Identität aller Personen, die eine Meldung im Hinweisgebersystem abgeben, wird absolut vertraulich behandelt. Unter keinen Umständen werden die Sprachnachrichten, IP-Adressen und/oder Telefonnummern offengelegt, es sei denn, Ziffer 9c ist anwendbar.

b)      Niemand, der eine Meldung abgibt, hat dadurch negative Konsequenzen zu befürchten. Jedoch genießen auch Meldende (als Hinweisgeber*innen) keinen Schutz bei Fehlverhalten.

c)       In den folgenden Fällen ist der Schutz des/der Meldenden nicht garantiert:

i)               Auf Anforderung z.B. von Strafverfolgungsbehörden besteht die Verpflichtung, Sprachnachrichten, IP-Adressen und/oder Telefonnummern zur Verfügung zu stellen;

ii)              Fälle, bei denen festgestellt wurde, dass Meldungen vorsätzlich falsch bzw. wider besseres Wissen und/oder in böser Absicht („bösgläubig“) gemacht wurden;

iii)            Wenn die Meldung selbst als Straftat oder Verstoß gegen Rechtsvorschriften eingeordnet werden muss (z.B. üble Nachrede oder Bedrohung).

d)      Sofern der/die Meldende mit dem Ergebnis der Untersuchung nicht einverstanden ist, hat er/sie erneut die Möglichkeit, dies über das Hinweisgebersystem kundzutun.

10)  SCHUTZ UND RECHTE VON BESCHULDIGTEN 

a)       Sollten aufgrund einer Meldung Ermittlungen eingeleitet werden, wird die AWO die Betroffenen spätestens binnen 30 Arbeitstagen informieren. Diese Phase kann unter Abwägung der fallspezifischen Situation auch verlängert werden, z.B. wenn das Risiko besteht, dass Beweise vernichtet oder die eingeleiteten Ermittlungen anderweitig behindert werden.

b)      Betroffene haben das Recht, sich über gegen sie gerichtete Ermittlungen zu beschweren. Hierzu wenden sich

i)               die/der betroffene Geschäftsführer*in an den/die Vorsitzende*n der Gesellschafterversammlung bzw. den/die Vorstandsvorsitzende*n;

ii)              betroffene Mitglieder des Vereinsvorstands an den/die Vorstandsvorsitzende*n der nächsthöheren AWO-Gliederung;

iii)            alle übrigen Betroffenen an den/die Vorgesetzte*n bzw. den/die Geschäftsführer*in;

iv)            alle Betroffenen an Ratisbona Compliance; Die Kontaktdaten finden Sie am Schluss dieser Richtlinie unter Ziffer 12).

11)  DATENSCHUTZ 

Alle Informationen werden streng vertraulich behandelt. Der Schutz von Daten sowohl der Meldenden als auch Betroffener wird im gesetzlichen Rahmen zugesichert. Informationen werden sowohl was Inhalte als auch den Personenkreis angeht auf einer beschränkten Basis zugänglich gemacht (sog. „Need-to-Know-Basis”). Diese Richtlinie bedingt die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Dies erfolgt ausschließlich nach Maßgabe datenschutzrechtlicher Regelungen.

12)  KONTAKTDATEN 

Ratisbona Compliance GmbH

Trothengasse 5

93047 Regensburg

Tel.:  +49 941 2060384-1

E-Mail:  info@ratisbona-compliance.de

www.ratisbona-compliance.de